8 vprašanj, na katera mora v času COVID-19 odgovoriti vsak delodajalec

Zdravstveni sistemi, podjetja, vlade in borze se majejo zaradi novega koronavirusa COVID-19. Medtem ko se politika, zdravniška in znanstvena skupnost spopadajo z virusom, ljudi skrbi za svoje in zdravje svojih bližnjih. Skrbi jih, da bi se ob vsakodnevnem prevozu na delovno mesto in med opravljanjem svojega dela lahko izpostavili okužbi. Kako torej podjetja odgovarjajo na vprašanja, ki jim jih postavljajo zaposleni?

V pomoč smo vam pripravili nabor vprašanj, na katera morajo v času pandemije odgovoriti vsa podjetja.

1. Kako organizacija spremlja situacijo in kdo odloča?

  • Postavite jasno strukturo upravljanja, spremljanja razvoja situacije in sprejemanja ključnih odločitev, pri čemer naj se vsi odločevalci zavedajo svoje odgovornosti.
  • Ljudje naj vedo, kdo so posamezniki ali skupine, ki vodijo krizno upravljanje; podrobno pojasnite, kakšna je njihova vloga pri zagotavljanju neprekinjenega poslovanja in zmanjševanju tveganja za zaposlene.
  • Upoštevajte pričakovanja zaposlenih, ki jih imajo glede obveščanja o vašem odzivu na COVID-19. Ne domnevajte, da zaposleni poznajo veljavne krizne protokole. Če jih spreminjate, poskrbite, da bodo vedeli, kako se lahko trenutni ukrepi stopnjujejo, in se o tem po potrebi z zaposlenimi tudi posvetujte.

2. Kako nas boste obveščali, če nas ne bo v pisarni oz. ne bomo imeli dostopa do službene mreže?

  • Jasno povejte, na kakšne načine boste zaposlene obveščali. Zagotovite podporo in izobraževanje o dostopu do orodij za oddaljeni dostop.
  • Ne zanašajte se le na en kanal komuniciranja. Uporabljajte več načinov komunikacije z ljudmi in jih tudi ustrezno preverite. Organizacije, ki nepravočasno vzpostavijo komunikacijo z in med zaposlenimi, so bolj izpostavljene težavam.

3. Kdaj se sprožijo krizni zasilni protokoli?

  • Bodite čim bolj odkriti o trenutni situaciji,  oceni tveganja in možnem razvoju situacije.
  • Če pričakujete velike motnje v poslovanju, naj o tem vaši zaposleni slišijo od vas.
  • Zagotovite, da zaposleni razumejo postopke sprejemanja odločitev in, če je to potrebno, tudi v katerih primerih lahko pričakujejo stopnjevanje ukrepov.
  • Ne ugibajte, kako se bo situacija razvijala. Novic o novem koronavirusu je ogromno in  njihova razlaga ni vaša naloga. Zaposleni od vas potrebujejo informacije o tem, kako se podjetje odziva in katere ukrepe sprejema za pomoč zaposlenim in zmanjševanje tveganj med izvajanjem delovnega procesa.

4. Katerim navodilom naj sledimo? Tistim, ki jih slišimo od podjetja, ali navodilom zdravstvenih organov?

  • Izpostavite, kako se vaše poslovanje prilagaja navodilom zdravstvenih in državnih organov, in podrobno pojasnite, kako ta navodila spremljate in upoštevate pri sprejemanju odločitev.
  • Ne ponavljajte vseh informacij, ki so že na voljo drugje. Osredotočite se na komuniciranje tega, kar morajo zaposleni vedeti o ravnanju podjetja.

5. Kako kot vodja pomirim skrbi svojih zaposlenih?

  • Izpostavite vašo strategijo za neprekinjeno poslovanje in obvladovanje tveganj. Zaposlene vključite v iskanje rešitev, ki se nanašajo na sodelovanje in podporo strankam.
  • Upoštevajte skrbi zaposlenih in jim pojasnite, kako COVID-19 vpliva na vaša pravila glede varnosti in zdravja pri delu ter na zdravje zaposlenih in njihovih družin; na pravila urejanja bolniške odsotnosti; in na  navodila za opravljanje vsakodnevnih delovnih obveznosti. Uporabite nabor komunikacijskih kanalov in ne pozabite na stik s tistimi, ki so odstotni.
  • Ne poskušajte komunicirati prav vseh novic o virusu COVD-19. Ne razširjajte govoric in informacij iz nezanesljivih virov. Komunikacija naj bo mirna, uravnotežena in temelječa na dejstvih.

6. Kako se na situacijo odziva vodstvo?

  • Upoštevajte vpliv vedenja vodstvene ekipe med krizo. Vodstvena drža in ton imata velik pomen. Zaposleni od vodstva pričakujejo odločno in koristno komunikacijo ter podrobno krizno načrtovanje. Kjer poteka delo od doma, naj se vodje prilagodijo na oddaljene načine vodenja ekipe.
  • Zaposleni naj ves čas čutijo prisotnost vodstva – zagotovite, da se rutinski sestanki in poslovanje nadaljuje.

7. Kaj podjetje počne za našo varnost?

  • Zaposlene  jasno obveščajte o vseh ukrepih, ki jih podjetje sprejema za zmanjševanje tveganja za zaposlene in za poslovanje. Če pride do sprememb internih navodil in pravil (npr. o IT, službenih poteh, sprejemanju zunanjih gostov), o tem takoj obvestite zaposlene. Obvestite jih tudi o pojavu novih tveganjih, kot so spletne prevare ipd.
  • Zaposlenih ne obremenjujte s preveč informacijami. Ključ v komunikaciji naj bosta jasnost in natančnost.  Pojasnite jim tudi, na katere stvari naj bodo pozorni.

8. Kako se lahko zaščitimo?

  • Vsem zaposlenim pojasnite pravila glede varstva pri delu, službenih potovanj in politike neprekinjenega poslovanja.
  • Poskrbite, da lahko zaposleni sprejemajo odločitve, ki jim najbolje pomagajo obvladovati tveganja zase in za svoje družine.
  • Ne preobremenjujte zaposlenih z navodili, ki jih lahko preprosto najdejo pri zdravstvenih organih.

Povzeto po gradivu mednarodne svetovalne družbe FTI Consulting. Agencija Taktik je del njene mednarodne mreže od leta 2016.